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Una piccola guida
Aziende e lavoratori hanno scoperto le virtù dello “smart working”, anche se è una pratica in uso da anni. Spesso però solo in modo parziale (uno o due giorni) diverso è però lavorare o condurre gruppi di lavoro interamente dal salotto di casa. Il lavoro da remoto cambia i nostri ritmi e tutti abbiamo dovuto imparare qualche cosa. Alcuni principi base utili per lavorare in smart working potrebbero essere:
Puntualità: Lo smart working si fa a distanza, dunque i punti di incontro e le riunioni diventano momenti chiave per vedere e parlare con i colleghi. Considerando che ognuno si è organizza in modo autonomo e diverso, la puntualità nelle attività pianificate, siano esse la consegna di lavori che una call con i colleghi.
Avere un’agenda "rigida": può sembrare un controsenso, ma programmare la giornata (e la settimana) è importante in ogni caso, ma lavorando in smart working diventa essenziale. Si deve pensare che sarà necessario fare più telefonate del solito, prestare attenzione a non mettere troppe call in agenda (da evitare così di rimanere indietro con il “vero” lavoro) ed è sicuramente molto utile programmare del tempo in cui si è al lavoro ma liberi da impegni.
Definire le "regole del gioco": le decisioni si comunicano via email o via chat interna? Esiste una riunione settimanale in cui fare il punto sui vari progetti? Chi conduce le riunioni? Nello smart working le regole sono ancora più importanti che in ufficio, perchè non esiste la "mediazione" sociale che si genera con le relazioni dirette.
Costruire una nuova routine: lavorare dal salotto o dalla cucina di casa significa confrontarsi con un ritmo diverso, spesso con dei familiari (più o meno desiderosi di attenzione), e dunque anche una giornata di lavoro remoto pretende una routine – un inizio, una pausa, una fine – anche se ovviamente in modo più flessibile. E alla fine della giornata è importante spegnere per davvero!
Accendere la telecamera? Le conference call hanno tipologie diverse e variegate: possono essere uno a uno, collettive, o periodiche. Ma soprattutto si dividono in due categorie: telecamera accesa o spenta? Ovviamente non esiste una risposta, o forse ve la siete già data quando avete fissato le "regole del gioco". La risposta è che le call di gruppo, con tante persone che a volte non si conoscono benissimo ma devono lavorare assieme, possono funzionare meglio se le telecamere di ognuno sono accese. Possiamo suggerire che le call di gruppo, con tante persone che a volte non si conoscono benissimo ma devono lavorare assieme, possono funzionare meglio se le telecamere di ognuno sono accese.Sapere che c’è qualcuno che ci guarda obbliga a stare attenti, a guardare gli altri, a capire meglio il significato delle parole altrui. Invece, per le call con team stretti o colleghi di vecchia data, può bastare l’audio.
Avere o creare la fiducia: lavorare da casa può aumentare la produttività e a volte può migliorare le giornate, ma non vedere i propri colleghi significa anche non sapere che cosa stiano facendo, e non saperlo non aiuta a costruire consapevolezza e fiducia. Senza fiducia è difficile lavorare assieme: le call periodiche occupano tempo ma possono servire a condividere informazioni e creare un clima positivo. Le tecnologie possono cambiare il modo di lavorare, ma la base resta la capacità di progettare il nostro tempo.
Garantire sicurezza e riservatezza anche da casa: il lavoro è lavoro, non possiamo permetterci che dati riservati, propri o dei clienti, aziendali o personali, vadano persi o distribuiti a chi non è autorizzato a prenderne visione. Dedicheremo un post specifico a questo tema.